Informationen zum Whistleblowing

Die VOG Products Gen. Landw. Ges. (nachfolgend auch kurz „Genossenschaft“) hat gemäß den normativen Bestimmungen zu Meldung von Verstößen einen internen Meldekanal eingerichtet (sog. Whistleblowing im Sinne von GvD Nr. 24/2023). Nachfolgend erhalten Sie die wichtigsten Antworten zu Fragen zum Thema.

Was versteht man unter „Whistleblowing“?

Beim „Whistleblowing“ (sinngemäß „etwas aufdecken“) werden Hinweise auf Verstöße bzw. auf unerlaubte Handlungen gegeben, über die der Hinweisgeber im Rahmen seines Arbeitsumfeldes zur  Kenntnis gelangt ist.

Wer ist ein Hinweisgeber?

Als Hinweisgeber können folgende Personen in Frage kommen:

• Mitarbeiter der Genossenschaft;
• Selbständige und Inhaber einer Kooperationsvereinbarung mit der Genossenschaft (z.B. Lieferanten);
• Mitarbeiter von Lieferanten bzw. Unternehmen, die Güter oder Dienste zu Gunsten der Genossenschaft liefern bzw. erbringen;
• Freiberufler und Berater, die ihre Tätigkeit oder ihre Leistung für die Genossenschaft erbringen;
• Mitglieder, Mandatare und Personen mit Verwaltungs-, Direktions-, Kontroll-, Überwachungs-, oder Vertretungsfunktionen, auch wenn diese Funktionen nur rein faktisch ausgeübt werden.

Wie kann auf Verstöße hingewiesen werden?

Auf Verstöße kann folgendermaßen hingewiesen werden:

• Interner Meldekanal des Arbeitgebers / des Unternehmens;
• Externer Meldekanal der ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione);
• Öffentliche Verbreitung;
• Anzeige an die Gerichtsbehörde bzw. an den Rechnungshof.

Welche Verstöße können über den internen Meldekanal gemeldet werden?

Folgende Verstöße können über den internen Meldekanal gemeldet werden:

1. Unerlaubte Handlungen im Zusammenhang mit dem GvD Nr. 231/01 bzw. Verletzungen des Organisationsmodells;
2. Unerlaubte Handlungen, die in den Anwendungsbereich der Rechtsakte der Europäischen Union oder nationaler Bestimmungen fallen und bei der Genossenschaft folgende Bereiche betreffen können:
   • Öffentliches Auftragswesen;
   • Produktsicherheit und -konformität;
   • Verkehrssicherheit;
   • Umweltschutz;
   • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz;
   • Öffentliche Gesundheit;
   • Verbraucherschutz;
   • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
3. Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union;
4. Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften;
5. Akte oder Handlungen die den Gegenstand oder den Zweck der Bestimmungen der Rechtsakte der Europäischen Union aufheben.

Welche Hinweise fallen nicht unter Whistleblowing gemäß GvD Nr. 24/2023?

Nachfolgende Meldungen fallen weder in den oben dargelegten Anwendungsbereich noch gelten für diese Meldungen die Schutzmaßnahmen zu Gunsten des Hinweisgebers:

• Meldungen die einen rein persönlichen Hintergrund haben (z.B. personalrechtliche Angelegenheiten, persönliche Anliegen der Mitarbeiter, zwischenmenschliche Probleme mit Arbeitskollegen und/oder Vorgesetzen);
• Verbreitung von Gerüchten;
• Verleumdung und/oder haltlose Verdächtigungen gegenüber Kollegen;
• Meldungen die bereits von europäischen oder nationalen Rechtsvorschriften geregelt werden.

Wie erfolgt eine interne Meldung?               

Für die Übermittlung interner Meldungen können folgende Kommunikationsmittel verwendet werden:

• Briefkasten bzw. Postweg: VOG Products Gen. Landw. Ges., A. Nobelstr. 1, 39055 Leifers, z.H. Überwachungsorgan. Der Meldung sollte die unterzeichnete Kopie von einem Ausweis beigelegt werden. Die Meldung und die Ausweiskopie sollten in zwei getrennte Briefumschläge eingefügt werden. Beide Umschläge sollten dann in einem dritten verschlossenen Umschlag mit dem Verweis „Persönlich-Vertraulich z.H. Überwachungsorgan“ versehen sein. Auf diese Weise kann die Identität des Hinweisgebers geschützt werden.

Auf die vorgenannten Kommunikationsmittel hat ausschließlich das Überwachungsorgan Zugriff.

Für die Meldung sollte das auf der Webseite www.vog-products.it veröffentlichte Formular verwendet werden.

Was passiert, wenn die interne Meldung an eine nicht zuständige Stelle / Person übermittelt wird?

Für den Fall, dass eine Meldung fälschlicherweise an einen anderen als den vorgenannten Empfänger übermittelt wird, ist dieser dazu verpflichtet die Meldung umgehend und jedenfalls innerhalb von 7 Tagen an das Überwachungsorgan zu übermitteln und den Hinweisgeber darüber zu informieren.

Kann die Meldung auch im Rahmen eines persönlichen Treffens mitgeteilt werden?

Ja, der Hinweisgeber hat das Recht einen Antrag auf ein persönliches Treffen mit dem Überwachungsorgan zu stellen, um eine Meldung vorzubringen. Der Antrag kann über die vorgenannten Kommunikationsmittel übermittelt werden. Das Überwachungsorgan übermittelt dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen einen Terminvorschlag.

Welche Informationen sollte die interne Meldung enthalten?

Damit die Meldung zeitnah bearbeitet und die Inhalte geprüft werden können, ist es notwendig, dass vom Hinweisgeber ausreichende Informationen geliefert werden.

Aus diesem Grund sollte die Meldung folgendes beinhalten:

• Name und Nachname des Hinweisgebers und der Abteilung in der er tätig ist. Die Angaben zur Identität sollen bei Verwendung des Postweges mittels getrennter Briefumschläge (siehe „Wie erfolgt eine interne Meldung) erfolgen;
• Detaillierte Sachverhaltsbeschreibung zum angeblichen Verstoß;
• Angabe des oder der involvierten Personen / Täter / Mittäter bzw. ausreichende Hinweise, um diese zu identifizieren;
• Angabe von Personen, die weitere Informationen zum Sachverhalt (Zeugen) geben könnten.

Anonyme Meldungen werden nur dann angenommen, wenn sie entsprechend ausführlich sind.

Wie geht es nach der Übermittlung einer internen Meldung weiter?

Nach Erhalt der Meldung erfolgt eine formelle Prüfung durch das Überwachungsorgan. Anschließend erhält der Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung. Das Überwachungsorgan kann beim Hinweisgeber weitere sachdienliche Informationen einholen. Nach erfolgter Überprüfung des Sachverhalts und jedenfalls innerhalb von 3 Monaten ab Empfangsbestätigung (oder bei fehlender Bestätigung ab Ablauf der 7 Tage ab Übermittlung der Meldung) wird der Hinweisgeber darüber informiert, ob der Sachverhalt begründet oder unbegründet ist. Für den Fall, dass der Sachverhalt als begründet angesehen wird, informiert das Überwachungsorgan den Verwaltungsrat, den Kontrollausschuss und den Direktor, damit entsprechende Maßnahmen getroffen werden können.

Wie wird der Hinweisgeber geschützt?

Der Hinweisgeber wird vor direkten und indirekten Strafen, Diskriminierungen und Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Außerdem verpflichtet sich die Genossenschaft gegenüber dem Hinweisgeber sämtliche Vorgaben im Zusammenhang mit dem Schutz der personenbezogenen Daten und der Vertraulichkeit einzuhalten.

Unter welchen Voraussetzungen kann ein Hinweis über einen externen Meldekanal übermittelt werden?

Gemäß Artikel 6 GvD Nr. 24/2023 kann der Hinweisgeber auf einen Verstoß mittels Verwendung eines externen Meldekanals hinweisen, wenn zum Zeitpunkt der Meldung eine der nachfolgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Im Arbeitsumfeld des Hinweisgeber, ist keine verpflichtende Einrichtung eines internen Meldekanals vorgesehen, oder der interne Meldekanal ist, selbst wenn er verpflichtend wäre, nicht aktiv oder entspricht nicht den gesetzlichen Bestimmungen;
• Der Hinweisgeber hat bereits eine interne Meldung übermittelt und diese wurde nicht weiterverfolgt;
• Der Hinweisgeber hat berechtigten Grund zur Annahme, dass eine interne Meldung nicht weiterverfolgt werden würde oder dass die Meldung zu Vergeltungsmaßnahmen führen könnte;
• Der Hinweisgeber hat berechtigten Grund zur Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.

Auf Verstöße bzw. Verletzungen im Zusammenhang mit dem Organisationsmodell gemäß GvD Nr. 231/01 kann ausschließlich über die internen Meldekanäle hingewiesen werden.

Wie erfolgt eine externe Meldung?

Empfänger der externen Meldungen ist die ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione). Die Meldungen können wie folgt übermittelt werden:

1. Schriftlich mittels IT-Plattform
2. Mündlich mittels Telefonlinie
3. Auf Anfrage mittels direktem Treffen

Für detaillierte Informationen, über die von der ANAC eingerichteten Meldekanäle wird auf die Webseite www.anticorruzione.it/-/whistleblowing verwiesen.

Was sind die Voraussetzungen für eine öffentliche Verbreitung eines Verstoßes?

Für den Hinweisgeber, der einen Verstoß öffentlich bekannt macht, gelten die von den gesetzlichen Bestimmungen vorgesehenen Schutzmaßnahmen, wenn eine der nachfolgenden Voraussetzungen vorliegt:

1. Der Hinweisgeber hat zuvor eine interne und eine externe Meldung durchgeführt oder direkt eine externe Meldung und innerhalb der vorgesehenen Fristen keine Antwort auf die geplanten oder ergriffenen Maßnahmen zur Weiterverfolgung der Meldung erhalten;
2. Der Hinweisgeber, berechtigten Grund zur Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte;
3. Der Hinweisgeber, berechtigten Grund zur Annahme hat, dass die externe Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen birgt oder aufgrund der besonderen Umstände des Falles nicht wirksam weiterverfolgt werden kann, z.B. wenn Beweise verborgen oder vernichtet werden könnten oder wenn die begründete Befürchtung besteht, dass die Person, die die Meldung erhalten hat, mit dem Täter des Verstoßes zusammenarbeitet oder daran beteiligt ist.

Kann ein Verstoß auch an die Gerichtsbehörde oder an den Rechnungshof angezeigt werden?

Das GvD Nr. 24/2023 sieht neben den internen und externen Meldekanälen sowie der öffentlichen Bekanntmachung auch die Möglichkeit vor, Verstöße der Gerichtsbehörde bzw. dem Rechnungshof anzuzeigen. Bitte wenden Sie sich dazu an die entsprechenden Einrichtungen.